Podrobný postup

This page is also available in:

Najviac 4 mesiace / Najmenej 4 týždne

Organizátori

  • vyplňte a zašlite toto on-line tlačivo
  • Pri plánovaní svojho podujatia dodržiavajte prosím pracovný čas EHSV (9.00 – 17.30 hod.)
  • a dĺžku trvania obednej prestávky (hodina a 30 minút).

Koordinátor EHSV

overuje:

  • dostupnosť zasadacej miestnosti
  • záujem sekcie a disponibilitu členov

zasiela:

  • e-mail organizátorom o prijatí ich žiadosti obsahujúci všetky dokumenty a požadované lehoty

2 týždne pred podujatím

Organizátori

koordinátorovi EHSV zašlite:

  • návrh programu alebo schválený program,
  • technické požiadavky (USB, projektor, zaznamenávanie, mikrofóny atď.)
  • druh poistenia (poistenie zodpovednosti za materiálne škody v deň podujatia)

Zabezpečte občerstvenie (v spolupráci so spoločnosťou Sodexo alebo externým poskytovateľom) a nezabudnite na poskytnutie vody v zasadacej miestnosti.

Koordinátor EHSV

zabezpečuje:

  • technické vybavenie
  • iné dohodnuté prípravy

5 pracovných dní pred podujatím

Organizátori

zašlite:

  • zoznam účastníkov
  • meno a priezvisko
  • číslo dokladu totožnosti
  • údaj o štátnej príslušnosti
  • údaj o krajine bydliska
  • model vstupného preukazu
  • najnovšiu verziu programu podujatia

Koordinátor EHSV

zasiela zoznam účastníkov oddeleniu pre bezpečnosť na zabezpečenie prístupu

v deň podujatia

Organizátori

  • registrácia účastníkov
  • preverenie údajov o doklade totožnosti
  • vydanie vstupných preukazov
  • umiestnenie označení (v prípade potreby)

Koordinátor EHSV

je k dispozícii pre poskytnutie rady alebo koordináciu podujatia

2 týždne po podujatí

Organizátori

  • vypracujte správu so závermi podujatia
  • správu zašlite koordinátorovi EHSV

Koordinátor EHSV

sprístupňuje správu:

  • na webovom sídle EHSV
  • interne príslušným sekciám