European Economic
and Social Committee
Az eljárás lépésről lépésre
Max. 4 hónappal, de / min. 4 héttel a rendezvény előtt
Szervezők
- Az online jelentkezési űrlap kitöltése és elküldése.
- A rendezvény tervezése során igazodni kell az EGSZB-nél érvényes munkaidőhöz (9:00–17:30)
- és legalább 1,5 órás ebédszünettel kell kalkulálni.
EGSZB-s koordinátor
Ellenőrzi, hogy van-e:
- szabad terem,
- érdeklődő szekció vagy tag, aki jelen tud lenni.
Megküldi:
- a szervezőknek a visszaigazoló e-mailt és az összes szükséges dokumentumot, határidőt.
2 héttel a rendezvény előtt
Szervezők
Az EGSZB-s koordinátornak elküldeni:
- a tervezett vagy a végleges programot,
- a műszaki berendezésekkel (USB, vetítő, felvevők, mikrofonok stb.) kapcsolatos igényeket,
- a biztosítási kötvényt (polgári jogi felelősségbiztosítás, amely kiterjed a rendezvény napján esetlegesen okozott anyagi károkra).
Az étkeztetés megszervezése (a Sodexóval vagy más külső céggel), külön figyelve, hogy legyen víz az ülésteremben.
EGSZB-s koordinátor
Ellenőrzi:
- a műszaki berendezések meglétét,
- az egyéb felmerülő kérdéseket.
5 munkanappal a rendezvény előtt
Szervezők
Elküldeni:
- a résztvevők listáját,
- keresztnévvel és vezetéknévvel,
- a személyazonosító okmány számával,
- az állampolgársággal és
- a lakóhely szerinti országgal együtt,
- a belépőmintát,
- a véglegesített programot.
EGSZB-s koordinátor
Továbbítja a résztvevők listáját a biztonsági részleghez, hogy biztosított legyen a belépés.
A rendezvény napján
Szervezők
- a résztvevők regisztrációja,
- a személyazonosság ellenőrzése,
- belépők/kitűzők kiosztása,
- információs táblák elhelyezése (amennyiben szükséges)
EGSZB-s koordinátor
A rendezvény során elérhető bármilyen kérdés vagy koordinációs igény esetén.
2 héttel a rendezvény után
Szervezők
- beszámoló készítése a rendezvény eredményeivel,
- a beszámoló elküldése az EGSZB-s koordinátornak
EGSZB-s koordinátor
Továbbítja a beszámolót:
- az EGSZB honlapján való megjelenéshez,
- az intézményen belül az érintett szekcióknak.