European Economic
and Social Committee
Procedura krok po kroku
Maks. 4 miesiące / Min. 4 tygodni
Organizatorzy
- Prosimy wypełnić i przesłać formularz internetowy
- Przy planowaniu wydarzenia należy zapewnić przestrzeganie godzin pracy EKES-u: w godz. 9.00–17.30
- oraz czasu trwania przerwy obiadowej (1,5 godz.).
Koordynator w EKES-ie
Sprawdza:
- dostępność sali
- zainteresowanie ze strony sekcji i możliwość udziału członków
Przesyła:
organizatorom potwierdzenie pocztą elektroniczną, wraz ze wszystkimi dokumentami i wymaganymi terminami
2 tygodnie przed wydarzeniem
Organizatorzy
Prosimy przesłać do koordynatora w EKES-ie:
- projekt lub ostateczną wersję porządku obrad,
- wymagania techniczne (USB, projektor, nagrywanie, mikrofony itp.),
- polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej (pokrywającą wszelkie szkody materialne w dniu wydarzenia).
Należy zadbać o catering (Sodexo lub dostawca zewnętrzny) – trzeba pamiętać o zapewnieniu wody w sali obrad.
Koordynator w EKES-ie
Organizuje:
- kwestie techniczne
- wszelkie inne kwestie.
5 dni roboczych przed wydarzeniem
Organizatorzy
Prosimy przesłać następujące informacje:
- listę uczestników
- imię i nazwisko
- numer dokumentu tożsamości
- obywatelstwo
- kraj zamieszkania
- wzór identyfikatora
ostatni porządek obrad
Koordynator w EKES-ie
Przekazuje listę uczestników do wydziału odpowiedzialnego za bezpieczeństwo w celu zapewnienia dostępu.
W dniu wydarzenia
Organizatorzy
- rejestracja uczestników
- kontrola krzyżowa danych osobowych
- wydanie identyfikatorów
- oznakowanie (w stosownych przypadkach)
Koordynator w EKES-ie
Zapewnia porady bądź koordynację podczas wydarzenia.
2 tygodnie po wydarzeniu
Organizatorzy
- opracowanie sprawozdania zawierającego wnioski z wydarzenia
- przekazanie sprawozdania koordynatorowi w EKES-ie
Koordynator w EKES-ie
Rozpowszechnia sprawozdanie:
- na stronie EKES-u
- wewnętrznie, do zainteresowanych sekcji.