Sådan gør du trin for trin

This page is also available in:

Højst 4 måneder før / Mindst 4 uger før

Arrangørerne

  • Udfylder og sender onlineansøgningen
  • Når du planlægger arrangementet, bedes du overholde EØSU's kontortider (fra kl. 9.00-17.30)
  • og frokostpause (mindst halvanden time).

EØSU's koordinator

Kontrollerer:

  • at lokalerne er ledige
  • at det er i sektionens interesse, og at medlemmerne er disponible

Sender:

  •  bekræftelse pr. mail til arrangørerne med alle dokumenter og frister.

2 uger før

Arrangørerne

Sender følgende til EØSU-koordinatoren:

  • udkast til eller den endelige version af dagsordenen
  • tekniske behov (USB‑nøgler, projektor, optageudstyr, mikrofoner osv.)
  • en forsikringspolice (ansvarsforsikring, som dækker eventuelle materielskader på selve dagen).

Sørger for at lave en cateringaftale (med Sodexo eller en ekstern leverandør) – husk at sørge for vand i mødelokalet.

EØSU's koordinator

Sørger for:

  • tekniske installationer
  • øvrige aspekter.

5 arbejdsdage før

Arrangørerne

Sender:

  • deltagerlisten
  • navn/efternavn
  • ID-nummer
  • nationalitet
  • bopælsland
  • model til adgangskort
  • seneste udgave af dagsordenen.

EØSU's koordinator

Videresender deltagerlisten til sikkerhedstjenesten for at sikre adgang.

På selve dagen

Arrangørerne

  • registrerer deltagerne
  • kontrollerer ID‑oplysninger
  • udleverer adgangskort
  • sørger for evt. skiltning.

EØSU's koordinator

Står til rådighed med henblik på rådgivning og koordinering under arrangementet.

2 uger efter arrangementet

Arrangørerne

  • udarbejder en rapport med konklusionerne fra arrangementet
  • sender rapporten til EØSU's koordinator.

EØSU's koordinator

Videreformidler rapporten:

  • på EØSU's hjemmeside
  • internt til de berørte sektioner.