Az eljárás lépésről lépésre

Max. 4 hónappal, de / min. 4 héttel a rendezvény előtt

Szervezők

• Az online jelentkezési űrlap kitöltése és elküldése.
• A rendezvény tervezése során igazodni kell az EGSZB-nél érvényes munkaidőhöz (9:00–17:30)
• és legalább 1,5 órás ebédszünettel kell kalkulálni.

EGSZB-s koordinátor

Ellenőrzi, hogy van-e:

• szabad terem,
• érdeklődő szekció vagy tag, aki jelen tud lenni.

Megküldi:

• a szervezőknek a visszaigazoló e-mailt és az összes szükséges dokumentumot, határidőt.

2 héttel a rendezvény előtt

Szervezők

Az EGSZB-s koordinátornak elküldeni:

• a tervezett vagy a végleges programot,
• a műszaki berendezésekkel (USB, vetítő, felvevők, mikrofonok stb.) kapcsolatos igényeket,
• a biztosítási kötvényt (polgári jogi felelősségbiztosítás, amely kiterjed a rendezvény napján esetlegesen okozott anyagi károkra).

Az étkeztetés megszervezése (a Sodexóval vagy más külső céggel), külön figyelve, hogy legyen víz az ülésteremben.

EGSZB-s koordinátor

Ellenőrzi:

• a műszaki berendezések meglétét,
• az egyéb felmerülő kérdéseket.

5 munkanappal a rendezvény előtt

Szervezők

Elküldeni:

• a résztvevők listáját,
• keresztnévvel és vezetéknévvel,
• a személyazonosító okmány számával,
• az állampolgársággal és
• a lakóhely szerinti országgal együtt,
• a belépőmintát,
• a véglegesített programot.

EGSZB-s koordinátor

Továbbítja a résztvevők listáját a biztonsági részleghez, hogy biztosított legyen a belépés.

A rendezvény napján

Szervezők

• a résztvevők regisztrációja,
• a személyazonosság ellenőrzése,
• belépők/kitűzők kiosztása,
• információs táblák elhelyezése (amennyiben szükséges)

EGSZB-s koordinátor

A rendezvény során elérhető bármilyen kérdés vagy koordinációs igény esetén.

2 héttel a rendezvény után

Szervezők

• beszámoló készítése a rendezvény eredményeivel,
• a beszámoló elküldése az EGSZB-s koordinátornak

EGSZB-s koordinátor

Továbbítja a beszámolót:

• az EGSZB honlapján való megjelenéshez,
• az intézményen belül az érintett szekcióknak.