Menettely vaiheittain

This page is also available in:

Enintään 4 kuukautta ennen / Vähintään 4 viikkoa ennen

Järjestäjät

Täytä ja lähetä verkkolomake.
Varmista tapahtumaa suunnitellessasi, että pidät kiinni ETSK:n työajoista (klo 9.00–17.30)
ja lounastauon pituudesta (1,5 tuntia).

ETSK:n koordinaattori

Tarkistaa

tilojen saatavuuden
jaoston kiinnostuksen ja jäsenten osallistumismahdollisuudet.

Lähettää

järjestäjille vahvistussähköpostin, jossa mainitaan kaikki tarvittavat asiakirjat ja määräajat.

2 viikkoa ennen

Järjestäjät

Lähetä ETSK:n koordinaattorille

alustava tai lopullinen ohjelma
tiedot teknisistä tarpeista (kuten USB, projektori, nauhoitus ja mikrofonit)
vakuutustiedot (vastuuvakuutus, joka kattaa mahdolliset materiaalivahingot tapahtumapäivänä).

Huolehdi catering-järjestelyistä (Sodexon tai ulkoisen palveluntarjoajan kanssa) – älä unohda hankkia vettä kokoussaliin.

ETSK:n koordinaattori

Huolehtii

teknisistä järjestelyistä
mahdollisista muista järjestelyistä.

5 työpäivää ennen

Järjestäjät

Lähetä

osanottajaluettelo
etunimi ja sukunimi
henkilökortin numero
kansallisuus
asuinmaa
kulkulupamalli
viimeisin ohjelma.

ETSK:n koordinaattori

Toimittaa turvallisuusyksikölle osanottajaluettelon sisäänpääsyn varmistamiseksi.

Tapahtumapäivänä

Järjestäjät

osanottajien ilmoittautuminen
henkilötietojen tarkistaminen
kulkulupien luovuttaminen
opasteiden sijoittaminen (tarvittaessa)

ETSK:n koordinaattori

On käytettävissä neuvonantajana tai koordinaattorina tapahtuman aikana.

2 viikkoa tapahtuman jälkeen

Järjestäjät

Laadi raportti tapahtuman päätelmistä.
Lähetä raportti ETSK:n koordinaattorille.

ETSK:n koordinaattori

Jakaa raportin

ETSK:n verkkosivujen kautta
sisäisesti asianomaisille jaostoille.